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干货:商务英语邮件写作套路+模板(附范例)

  这篇介绍的是比较正式的商业信件business email,在联络别的公司或比较不熟的同事会用到,跟常合作的同事可能用词就会比较不正式(informal)。在写英文信件的时候最重要的是语气和文法,尤其是跟native speaker 沟通的时候要特别注意文法。我们来看看email 的实际内容吧!

  01

  Greeting 问候语

  Business email的开头都需要一个greeting或是问候,最常见的用法是Dear接收信人的名字,以下是一些例子:

  Dear John,

  Dear Mr. John Smith,

  Dear Mr. Smith,

  加上称谓的用法比较正式,寄信给长辈或客户比较常用的到,如果是寄给同事或是别的公司的合作伙伴直接写名字( first name )就可以了。

  再来提供给大家一个还蛮常见的用法,在你不确定收件人是谁的时候很好使用!公司收到这种信通常都会转寄( forward )给相关的人员。

  To whom it may concern,(敬启者:)

  Dear Sir or Madam,

  要记得这些greeting后面都需要加一个逗号( comma )然后空一行( empty line )才能开始信的内容!

  02

  Purpose 目的

  在进入信件内文之前我们通常会先告知收信人这封信件的重点或目的。

  I am writing to inquire …

  我写这封信想询问…

  I am writing in reference to …

  我写这封信是关于…

  在回覆信件的时候,可以这样说:

  Thank you for reaching out to us regarding …

  感谢您主动联络我们…

  这边的in reference to还有regarding都是是「有关」或「关于」的意思,它们的用法和about很接近,差别是about比较不正式,是比较口语的用法。

  口语:I’m talking about the meeting scheduled for next week.

  正式:I am writing in reference to the meeting scheduled for next week.

  正式:I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week.

  大家有没有注意到in reference to的用法跟regarding有一点点不同?通常in reference to用于「说明已经跟对方提过的事」,regarding的用法比较广泛。

  03

  Content 内文

  再来就是信件的内文了,先跟大家提醒一些小技巧,写商业信件的时候内文要简单明了( clear and concise ),相信大家每天也收到很多email,不想读很冗长的信吧!

  记得也要注意正式信件里我们不会把一个句子全部大写,不过可以用粗体让重点句子比较明显。

  错误用法:PLEASE REVIEW THE ATTACHED DOCUMENTS THOROUGHLY.

  正确用法:Please review the attached documents thoroughly.

  请仔细检视附件。跟附件相关的用法:

  I have attached the previously mentioned documents for your review.

  上述资料已于信末夹带档案内附上供您参考。

  Please see the attached documents for a quotation of the requested services.

  请参阅附加档案内之服务相关报价。

  04

  Closing 结尾

  信件内文的最后一部分通常会感谢收信人或解释下一步是什么。

  If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me.

  若您有任何问题或疑虑,请不吝与我联系。

  Thank you for your time and consideration.

  感谢您的宝贵时间。

  I look forward to hearing from you.

  我很期待能够收到您的回覆。

  05

  结尾敬语与签名档

  再来就是信件的结尾,会有sign off和signature block,sign off要注意只有第一个字需要大写!下面提供一些最常看到的sign off:

  Sincerely,

  Yours sincerely,

  Respectfully,

  Best regards,

  在北美其实比较少人会用Best regards,它并不能算很正式,所以大多数的人会用Sincerely,它是最正式和最安全的用法。

  Sign off后面要接signature block,这个包括你的姓名( name )、职称( title )、公司( company )、联络资讯( contact information )等。

  Sincerely,

  John Smith

  Sales Representative, Flooring Company

  +886-900-000-000

  06

  完整business email 范例

  最后我们来看看完整的一个business email长什么样:

  Dear Ms. Jones,

  Thank you for reaching out to us regarding price quotations for hardwood flooring. Please see the attached document for a preliminary quotation. These quotes will vary greatly depending on your choice of board width, texture, color, finish etc. Once our technicians assess the space you wish to install new flooring in, we will be able to provide you with a more accurate quote. I have also attached photos of several of the wood samples we currently have in stock.

  If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me. Please let me know if you decide to move forward with the assessment, and I look forward to hearing from you.

  Sincerely,

  John Smith

  Sales Representative, Flooring Company

  +886-900-000-000

(本文来自英】语-*啦)
本文来自网络,不代表英语啦立场,转载请注明出处:https://www.yingyu.la/yingyuxiezuo/shangwuxiezuo/255609.shtml

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